Durante a reunião que antecede todas as viagens, os pilotos recebem da comissão organizadora os seus objectivos individuais (ou “tarefas”), bem como as informações meteorológicas e os dados suplementares relevantes para a viagem, como por exemplo a altitude máxima autorizada para a navegação ou a existência de áreas sensíveis com gado vulnerável. Todas as informações importantes encontram-se num formulário de tarefas, denominado task sheet.

Quem chegar demasiado tarde à reunião, terá de tentar conseguir obter, de alguma forma, os seus objectivos individuais/tarefas. Pelo menos, receberá as informações meteorológicas e de segurança. Em cada reunião será feita a chamada dos participantes (roll call), em que o chefe da comissão organizadora lê em voz alta os nomes ou os números de todos os participantes e cada um deles assinala a sua presença com um Sim! ou outro tipo de confirmação. No caso da existência de más condições atmosféricas, alguns acenarão com um chapéu-de- chuva ou uma bóia, de forma a dar a entender, de uma forma pouco subtil, à comissão organizadora que a viagem não se irá realizar!

Cada participante tem um lugar amplo na sala de reunião, identificado com o seu número de candidato. Normalmente, é lá que se encontram os marcadores a utilizar durante a viagem. E se estes forem muitos, o pessoal começa-se a queixar, pois já sabe que vai ter muito trabalho!